Il mio canale YouTube è un progetto, a tutti gli effetti: video, articoli, il sito, le applicazioni. E mandarlo avanti senza perdere pezzi per strada è complicato. Per questo, prima di tutto per me, ho sviluppato LibrePM: un'app desktop libera per gestire i progetti, dalle attività di ogni giorno fino a budget, bandi e stakeholder.

Oggi tutti i miei task e le mie liste di cose da fare per il canale stanno lì dentro, in un unico punto da cui vedo tutto quello che faccio. In questo articolo vi spiego com'è fatto LibrePM, sezione per sezione, e perché potete usarne anche solo un pezzo. Nel video ve lo mostro in funzione.

Indice

Perché un'altra app per gestire progetti

Oggi tantissimi strumenti di project management sono a pagamento o sono servizi online, e nel mondo Linux le applicazioni complete sono poche. Io, un'app così completa su Linux, non l'avevo mai vista. Eppure il lavoro online si può fare tutto su Linux: ve l'ho mostrato nella mia masterclass. Mancava solo uno strumento per gestirlo, magari insieme a un team.

Prima di mettermi a scrivere codice ho studiato project management, cioè la gestione dei progetti, e ho preso le certificazioni di Google e IBM in questo settore, che mi sono tornate utili anche al lavoro. LibrePM è il risultato di quello studio. Il nome dice tutto: Libre PM, cioè project management libero, pensato per chiunque.

E la cosa importante è questa: LibrePM è modulare. Le sezioni dialogano tra loro, ma nessuna è obbligatoria. Per il mio uso personale mi bastano pochi task, il calendario, il planner e la Kanban. Se però mi serve la parte finanziaria, gli stakeholder o il portfolio, ce l'ho a portata di mano.

Il primo avvio e il tipo di workspace

Si parte creando un profilo, con nome utente, nome visualizzato, email e password. È vero che i dati restano sul computer, ma se qualcuno se lo porta via, una password che li protegge è un'ottima idea. Per questo l'app rifiuta le password deboli: chiede maiuscole e minuscole, numeri e caratteri speciali.

Poi si sceglie il tipo di workspace, cioè lo spazio di lavoro con le funzioni già pronte per il vostro caso:

Workspace Che cosa mette in primo piano
Personale attività, note e una pianificazione leggera
Operazioni di team bacheche, timeline e carico di lavoro
PMO light baseline, previsioni, pianificazione e risorse
No profit fondi, donatori, reportistica, bandi e finanziamenti
Agenzia o consulenza budget per deliverable e stakeholder
Consorzio partner e pacchetti di lavoro con il loro finanziamento

PMO sta per Project Management Office, l'ufficio che coordina i progetti di un'organizzazione; la versione light ne è una variante più leggera. E se non sapete ancora che cosa scegliere, potete saltare questo passaggio e decidere dopo.

Dashboard, charter e Gantt

La dashboard operativa mostra i progetti attivi, i task completati, quelli totali e quelli in ritardo. Accanto trovate la varianza dell'effort, cioè lo scarto tra il lavoro stimato e quello reale, le approvazioni in attesa, le note e la salute del progetto.

Il charter è la carta d'identità del progetto: riunisce sponsor, project manager, rischi, deliverable chiave, team, business case e la descrizione del problema da risolvere. Poi c'è la vista Gantt, con le attività disposte sulla linea del tempo, e una galleria di modelli da cui far partire un progetto nuovo.

Nella sezione del team potete collegare un altro profilo creato sullo stesso computer, oppure aggiungere una persona esterna come utente virtuale.

Task, Kanban e tempo

Nel planner create un task con stato, priorità, scadenza, proprietario, inizio e fine pianificati. Se impostate le date, l'effort stimato lo calcola l'app. Potete aggiungere una checklist, dei tag e delle note.

Il task compare nel calendario, con la sua durata, nelle viste per mese, settimana, giorno e agenda. Compare anche nella Kanban, la bacheca a colonne: spostatelo in «In corso» e fate partire il timer, che misura quanto ci state lavorando davvero.

Le note sui task diventano discussioni tra gli utenti, e potete ritrovarle per contesto: riunione, rischio, bando, decisione e così via. La registrazione del tempo per ogni task è automatica.

Finanze, bandi e stakeholder

Qui LibrePM va oltre il solito project management. Create un budget con le sue voci e approvatelo, aggiungete le fonti di finanziamento e controllate la copertura finanziaria del progetto.

Nei bandi registrate titolo, stato, ente che lo emette, scadenza, budget, codice di riferimento e requisiti. Potete aggiungere gli obblighi da rispettare e preparare la rendicontazione da un periodo all'altro.

Gli stakeholder, cioè le persone e le organizzazioni che hanno un interesse nel progetto, si classificano per influenza e interesse. Ci sono anche sezioni dedicate a sponsor, donatori e partner. E ogni dato che inserite aggiorna di conseguenza tutte le dashboard.

Modifiche, decisioni e portfolio

Il controllo delle modifiche lavora con branch e baseline. Un branch è una variante del piano, da esplorare senza perdere la storia; una baseline è la fotografia del piano approvato, con cui confrontare l'andamento reale. Il registro delle decisioni tiene traccia delle scelte di progetto.

Il portfolio raccoglie più progetti in un programma, ognuno con le sue milestone, cioè le tappe principali. Le analitiche le vedete per tutti i progetti insieme o per uno solo.

I dati si importano e si esportano in JSON, un formato di testo strutturato, o in CSV, una tabella in testo semplice. E se vi perdete, c'è la guida interna: diciotto capitoli, dalle basi fino a privacy e conformità.

I vostri dati restano sul vostro disco

LibrePM è un'app desktop: tutto quello che fate resta sul vostro PC, in locale. Non ci sono chiamate esterne né tracciamento di terze parti, e nessuno può vedere prima di voi quello che state facendo. Potete staccare internet e l'applicazione continua a funzionare senza problemi.

Dalle impostazioni scegliete il tema chiaro o scuro e la lingua, italiano o inglese. Potete esportare e importare il database, generare la diagnostica, esportare i vostri dati o chiederne la cancellazione: in quel caso l'app elimina dal disco tutti i dati di LibrePM.

Nelle impostazioni ci sono anche le voci per collegare un calendario o un database esterni, ma al momento del video non erano ancora attive. L'idea è un server con MariaDB a cui collegarsi, per lavorare a distanza con altre persone e scambiarsi note, messaggi e discussioni dalla stessa app.

Dove scaricarlo

Se usate Ufficio Zero Linux OS, la distribuzione italiana con cui collaboro, LibrePM è già integrato nel sistema: lo trovate nella sezione Office, sottosezione Enterprise.

Altrimenti potete agganciare il mio repository AppRelease con APT o DNF, i gestori di pacchetti delle distribuzioni basate su Debian e su Red Hat: i nuovi pacchetti arrivano come quelli del vostro sistema. Per le altre distribuzioni c'è l'AppImage, e per Windows e macOS trovate il file .exe e il .dmg nel repository del progetto su GitHub. La licenza è la AGPL 3.0 o successiva, la GNU Affero General Public License.

La regola da portarvi via

Insomma, la regola è questa: lo strumento giusto cresce insieme al progetto. Partite da pochi task e da una vista sola, e accendete gli altri moduli quando vi servono davvero. Così il vostro lavoro non viaggia più tra mille schede e mille fogli Excel, e sapete sempre dove sta andando il progetto e perché.

LibrePM lo sviluppo per hobby, e sono il primo a usarlo: per questo seguo le mie milestone e aggiungo le funzioni che servono a me. Ma le idee che arrivano da voi sono sempre le benvenute.

Per approfondire

Una precisazione: LibrePM è un mio progetto, gratuito e libero, che sviluppo nel tempo libero.

E voi come gestite oggi i vostri progetti? Scrivetelo nei commenti del video. Se volete sostenere il lavoro su LibrePM, dentro l'app c'è anche la voce per fare una donazione.

Fonti