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PDF · 13 pagine · 240 kB · senza email, senza moduli

Il computer funziona, Linux vi incuriosisce, e c'è una domanda che vi ferma prima di tutte le altre: e i miei documenti? La tesi, le fatture, le foto di dieci anni, le password salvate chissà dove. Se vi riconoscete in questa domanda, c'è una buona notizia: la paura di perdere i documenti ha una risposta pratica, e si costruisce prima di installare qualsiasi cosa.

Questa guida vi accompagna dal primo dubbio al primo giorno su Linux, nell'ordine in cui farei io le cose: prima si mettono al sicuro i documenti, poi si prova, e solo alla fine si installa. Nessuna fretta: ogni passo si fa con calma, e i primi li potete fare restando su Windows o su macOS.

Io creo tutti i miei video su Linux, dalla scrittura fino al montaggio, e lo tratto per quello che è: un concorrente a pieno titolo di Windows e macOS, da giudicare con gli stessi criteri. Applicazioni, documenti, periferiche, aggiornamenti e manutenzione: si parte sempre da lì.

Aggiornata l'. Ogni passo viene da articoli e video che ho pubblicato: li trovate in fondo, con l'anno di uscita. Dove conta la versione, è scritta accanto, per esempio Debian 13 o Ufficio Zero Linux Ayah, basata su Linux Mint 22.3. I programmi cambiano: ricontrollate le versioni il giorno in cui passate.

Se il vostro computer ha Windows 10, ricordate che il supporto ordinario delle edizioni comuni è finito il 14 ottobre 2025, ma il computer non si spegne. Alla consultazione del 1° ottobre 2026, poi, Microsoft indicava il 12 ottobre 2027 come termine del programma ESU per i privati, cioè degli aggiornamenti di sicurezza estesi: idoneità e condizioni vanno controllate per il vostro dispositivo e il vostro Paese. Quel tempo in più, secondo me, deve diventare un progetto con una data di fine, e questa guida vi aiuta a costruirlo.

Indice

Prima di tutto: l'inventario dei documenti

Prima di toccare qualsiasi cosa, fatevi una domanda semplice: che cosa c'è, di preciso, su questo computer? Sembra banale, ed è proprio il passo che si salta più spesso. Ma è quello che vi evita la sorpresa peggiore: accorgervi di un file mancante quando il vecchio sistema non c'è più.

Separate tre cose, perché si salvano in modo diverso: i documenti personali, i programmi e le impostazioni. Una copia dei file non ricostruisce il sistema, e una reinstallazione non vi restituisce i file.

Poi scrivete un elenco, su carta o in un file di testo:

  • i materiali che non potete ricreare: documenti, fotografie, progetti, credenziali, e anche licenze e accessi;
  • dove sta ciascuno: sul disco del computer, su un disco esterno o soltanto dentro un servizio. Una foto che vedete in un'app potrebbe non essere una copia sul dispositivo, e una cartella sincronizzata non è una copia indipendente;
  • in che formato è: l'estensione dei file che usate di più, per esempio .docx, .xlsx, .odt o .pdf. Vi servirà tra due passi, quando parleremo di formati;
  • con quale programma lo aprite, segnando quali programmi sono davvero indispensabili;
  • i segnalibri del browser: Firefox, per esempio, li esporta in un file HTML, che contiene i segnalibri e non l'intero profilo.

Per non dimenticare niente, ripercorrete una vostra giornata normale: il programma che aprite per primo, i file che dovete consegnare, la periferica senza cui non lavorate. E annotate anche le eccezioni di una volta al mese, come la firma di un documento con la smart card o le revisioni da restituire a un cliente: sono proprio quelle che vi dimenticate di provare.

Il backup verificato: la regola del ripristino provato

Un backup è una copia dei dati che vi permette di recuperarli quando gli originali non ci sono più o non si aprono. Due parole contano più di tutte: separata e verificata.

Separata vuol dire copia e incolla, non taglia e incolla. Se spostate i file sul disco esterno, quel disco diventa l'unico posto da cui recuperarli: avete fatto un archivio, non una seconda copia. E vuol dire anche un supporto diverso da quello che verrà modificato durante il passaggio.

Attenzione alla sincronizzazione. Una cartella sincronizzata nel cloud ricopia le modifiche su tutti i dispositivi, e quindi può propagare anche una cancellazione. Il cloud può far parte della strategia, ma la sincronizzazione non sostituisce la copia.

Verificata, invece, vuol dire una cosa precisa, ed è la regola che vi chiedo di non saltare mai.

La regola del ripristino provato. Vedere i file nella copia non dimostra che il recupero funzionerà. Ripristinate alcuni file in una cartella separata, senza sovrascrivere gli originali, e apriteli con il programma che userete davvero: un documento, un foglio di calcolo, qualche foto, l'archivio delle password. Se si aprono e il contenuto è quello giusto, il backup è verificato; se no, avete trovato il problema in tempo. Un esempio completo, passo per passo con un programma libero, lo trovate in «Restic: il backup vale solo se riuscite a ripristinarlo».

E fatelo prima di installare, non dopo. Saltare la preparazione non fa risparmiare tempo: sposta i problemi alla fine, quando il vecchio ambiente non c'è più per rimediare.

Due accorgimenti in più:

  • più copie, e almeno una staccata. Lo stesso evento non deve poterle compromettere tutte: un disco sempre collegato è raggiungibile anche da un malware, o finisce dentro una cancellazione sbagliata;
  • file personali e immagine del sistema sono due cose diverse. Copiare documenti e foto vi fa recuperare quei contenuti; un'immagine del disco serve a ricostruire il sistema com'era, per esempio se volete poter tornare indietro. Clonezilla, un progetto libero, fa immagini e clonazione, ma il ripristino richiede molta attenzione al disco di destinazione.

I formati aperti: ODF e PDF

Un formato è il modo in cui un file conserva il suo contenuto. Sembra un dettaglio tecnico, e invece decide una cosa importantissima: se domani potrete aprire quel file con un programma diverso da quello che l'ha creato.

Un formato aperto è documentato: le sue regole sono pubbliche, e questo riduce la dipendenza da un singolo produttore. Il più importante per i documenti d'ufficio è ODF, cioè OpenDocument: ODT per i testi, ODS per i fogli di calcolo, e così via. È una norma internazionale, la ISO/IEC 26300, dal 2006, e LibreOffice lavora proprio con i formati OpenDocument.

Due precisazioni, perché qui gli equivoci sono tanti. Formati aperti e codice aperto non sono sinonimi: il primo riguarda il file, il secondo il programma e la sua licenza. E un formato aperto non garantisce compatibilità perfetta né conservazione eterna: servono comunque copie, programmi per leggerlo e qualche verifica nel tempo. Non rende nemmeno sicuro qualsiasi file che lo usa.

Il PDF fa un altro mestiere: conserva bene una versione da leggere, ma non sostituisce il file modificabile da cui l'avete ricavato. Da LibreOffice lo esportate dal menu File. Per l'archiviazione nel tempo esiste il PDF/A: PDFix, l'app per i PDF che ho sviluppato io, lo converte, ma la conformità finale dipende anche dai font del documento di partenza.

E prima di mandare un PDF a qualcuno, ricordate che un rettangolo nero disegnato sopra un nome lo nasconde, ma non lo cancella: serve una funzione pensata per la rimozione, e poi un controllo su pagina, proprietà e allegati.

In pratica, scegliete il formato per il tipo di contenuto:

  • per il lavoro in corso, un formato modificabile e documentato come ODF;
  • per la versione da leggere, mandare o conservare, il PDF;
  • quando dovete consegnare, il formato che vi chiedono, e lo controllate prima.

La portabilità, comunque, si prova sul lavoro reale e non si deduce dall'estensione: cambiare l'estensione di un file non ne trasferisce il contenuto.

La prova dal vivo, senza installare

Adesso viene la parte divertente. Una distribuzione Linux si può provare in modalità live, cioè avviandola da una chiavetta USB senza installare nulla: il disco del computer resta com'era, con tutto quello che conteneva prima.

Per prepararla, scaricate l'immagine ISO dai canali ufficiali della versione scelta, adatta all'architettura del vostro computer, e scrivetela sulla chiavetta seguendo le istruzioni della distribuzione: gli strumenti cambiano a seconda del sistema da cui preparate il supporto. Attenzione, perché scrivere l'immagine cancella il contenuto della chiavetta: usatene una che non contenga l'unica copia di qualcosa a cui tenete. Poi, dal menu di avvio del firmware, selezionate la chiavetta; sui computer recenti il firmware è quasi sempre UEFI, e le schermate cambiano da un modello all'altro.

Due malintesi da evitare. Di solito quello che salvate in modalità live sparisce allo spegnimento, e da chiavetta il sistema va più lento di come andrebbe installato: la live serve a capire se vi trovate bene e se le periferiche funzionano, non a giudicare la velocità. E anche se l'avvio da chiavetta non modifica l'installazione esistente, il sistema live può comunque accedere ai dischi: sappiate sempre che cosa state facendo, e non scambiate una prova per una garanzia di zero rischi.

Che cosa controllare:

  1. rete e Wi-Fi, audio, schermo e webcam;
  2. la stampante e le altre periferiche, una per una (più avanti vi dico come);
  3. un documento vero: portate su una seconda chiavetta la copia di un documento senza dati personali e apritelo. L'originale resta al suo posto, e voi guardate che cosa cambia.

Il risultato deve essere concreto: che cosa funziona, che cosa manca, e quale problema vi impedirebbe il lavoro di tutti i giorni.

E una macchina virtuale, cioè un computer simulato dentro il vostro? È comodissima per esplorare il desktop, ma non riproduce il comportamento di scheda Wi-Fi, grafica, sospensione e periferiche di un computer reale: lo scanner va provato collegato al computer vero.

Quale distribuzione provare? Partite dalla vostra giornata, non dai nomi: hardware, programmi necessari, durata del supporto e manutenzione vengono prima dello sfondo. Io, per esempio, uso Debian 13, perché volevo un ambiente di lavoro prevedibile. Per scegliere con calma, la Guida a Linux: scegliere, provare e usare una distribuzione ha un percorso apposta.

Se lavorate in Italia, la prima famiglia che vi segnalo è Ufficio Zero Linux: un progetto italiano, con un'interfaccia familiare a chi arriva da Windows o da macOS e strumenti pensati per il nostro contesto, come la firma digitale. Ayah, l'edizione ammiraglia, parte da Linux Mint 22.3 con Cinnamon, e dai suoi menu si raggiunge la firma dei documenti con ArubaSign. Duplica, invece, raccoglie in un ambiente da avviare quando serve gli strumenti per salvare, ripristinare e verificare le immagini del disco: conoscetelo prima dell'emergenza.

Vi dichiaro il mio legame, perché è stretto. Sono tra i soci fondatori di Boost Media APS, l'associazione che collabora con Ufficio Zero; ho contribuito alla selezione dei programmi dell'edizione Educational, alla scelta degli sfondi e a una parte dell'organizzazione delle applicazioni di Ayah, e le mie applicazioni le trovate già nel sistema. Boost Media APS compare tra i sostenitori di questo sito, e il sito è ospitato sui server di SIITE SRLS, l'azienda di Julian Del Vecchio, che nel 2020 ha fatto ripartire Ufficio Zero. Leggete quindi questo consiglio come quello di chi ci lavora vicino, non come una prova indipendente: i dettagli sono nella sezione Pubblico italiano della guida a Linux.

Documenti d'ufficio: LibreOffice e i formati Microsoft

Per testi, fogli di calcolo e presentazioni io uso LibreOffice da anni, per studio e lavoro: Writer, Calc e Impress coprono le esigenze più frequenti, affiancati da Draw, Base e Math. È software libero ed è disponibile anche per Windows, quindi potete cominciare a usarlo adesso, sul sistema che avete. La scelta di un programma e quella dell'intero sistema operativo si possono affrontare separatamente.

La domanda che conta, però, è un'altra: i vostri documenti Microsoft si aprono bene? Compatibilità non significa identità perfetta, e la mia esperienza positiva non garantisce la stessa resa di ogni file Office. Documenti complessi, macro, modelli elaborati e funzioni specifiche di Excel possono richiedere adattamenti; la documentazione di LibreOffice ha una pagina dedicata proprio ai limiti di importazione ed esportazione dei formati Microsoft (la trovate nelle fonti).

Per questo la prova si fa su una copia dei vostri documenti veri, non su un file di esempio:

  1. scegliete tre file: quello che usate più spesso, quello più complesso e quello che dovete restituire a qualcuno;
  2. apriteli e controllate impaginazione, formule e font;
  3. salvateli nel formato richiesto e fateli aprire a chi deve riceverli: il confronto riguarda il risultato, non la somiglianza dell'interfaccia.

Se lavorate online con altre persone, contano anche accessi, condivisione e gestione del servizio: una suite installata sul computer e un editor nel browser rispondono a esigenze diverse.

LibreOffice non è l'unica strada: ci sono altre suite, e alcune sono gratuite senza essere software libero, perché gratuito e libero non sono sinonimi. Le confronto nelle Alternative a Microsoft Office del 2024. E se il passaggio riguarda un ufficio intero, ricordate che regge solo con formazione e supporto, prima, durante e dopo il cambio.

Email, password e foto

La posta

Prima distinzione: il programma di posta non è la casella. Il client è il programma che accede alla vostra casella, mentre il fornitore è chi ve la offre; potete usare un programma diverso dall'app del vostro servizio, se il servizio lo permette. La webmail, invece, è l'accesso dal browser: se oggi leggete la posta così, su Linux vi serve soltanto il browser.

Come client, quello su cui sono più entusiasta è Thunderbird, per tradizione, apertura e personalizzazione: più account, estensioni, un ambiente di posta costruito su misura. Scaricatelo dal sito del progetto o dal gestore dei pacchetti della distribuzione, mai dal primo sito che promette il download. E provatelo prima con una casella non critica, controllando sincronizzazione, ricerca e cartelle, prima di spostarci sopra la posta di tutti i giorni.

Nell'inventario, chiedetevi anche se il vecchio programma conserva cartelle o archivi soltanto sul computer: se sì, entrano nel backup come qualsiasi altro documento.

Le password

Qui la domanda da farsi è una: dove vive, di preciso, il vostro archivio? Con KeePassXC l'archivio è un file, nel formato KDBX della famiglia KeePass: sta dove decidete voi, lo potete spostare e lo aprono anche altri programmi compatibili. In un cambio di sistema è il caso più semplice, perché il file si copia come un documento. E per me KeePassXC è la scelta migliore, perché vi lascia il controllo di tutto il ciclo di salvataggio, esportazione e condivisione delle vostre password.

Il prezzo è che le copie sono un lavoro vostro: tenetene almeno una in un altro posto, cifrata come l'originale, e annotatevi come recuperarla. La password principale, poi, nessuno ve la può recuperare, nemmeno chi vi offre il servizio, perché la chiave per decifrare l'archivio nasce proprio da quella: custoditela in un posto che resti raggiungibile anche nel giorno storto.

Se invece usate un servizio che tiene l'archivio sul server, come Bitwarden, controllate il tipo di esportazione. Quella limitata all'account si reimporta solo nello stesso account; quella protetta da password si può importare in qualsiasi account Bitwarden. Avere un'esportazione, insomma, non vuol dire riuscire ad andarsene: guardate che file avete ottenuto e con che cosa lo potete aprire.

Poi fate la prova dei dieci minuti: scrivete in una frase dove sta il vostro archivio, fatene una copia o un'esportazione, e provate ad aprirla in un posto diverso dal solito, cioè su un altro computer o con un altro programma compatibile.

Le foto

Le foto sono spesso la cosa più preziosa, e quella che non potete rifare. Il primo controllo è sapere se avete gli originali: una foto che vedete in un'app potrebbe non essere una copia sul dispositivo. Se vivono dentro un servizio, l'esportazione va provata su un campione rappresentativo prima di affidarle l'intero archivio.

Il secondo controllo è la regola del ripristino provato, che vale anche qui: dalla copia, aprite qualche foto di anni diversi, non soltanto le ultime.

Per modificarle, su Linux c'è GIMP, il programma che secondo me dimostra meglio quanto il software libero possa offrire nella grafica raster. Provatelo con un'immagine vera e un risultato preciso in mente, invece di giudicarlo dalla posizione diversa dei pulsanti.

Stampanti e periferiche

I driver sono il software che permette al sistema di parlare con un dispositivo preciso: stampante, scheda video, interfaccia di rete. È proprio per questo che la compatibilità va verificata prima di una migrazione, e non dopo.

Mettete nell'inventario marca e modello esatti di ogni periferica che usate, e provatele una per una nella sessione live, sul computer vero. Se una non risponde, chiedete aiuto con una domanda precisa: «Questo modello di stampante funziona con questa versione?» permette una risposta molto più utile di «qual è la distro migliore?».

Per il lavoro, poi, non basta che il programma si apra: il lavoro deve arrivare fino in fondo. Se gestite gli ordini con un gestionale collegato a uno scanner, la prova è l'ordine registrato, il documento acquisito e ritrovato quando il cliente richiama. Lo stesso vale per la firma digitale: prima di adottare un sistema in un ufficio, provate documenti reali, stampanti, firma digitale e applicazioni indispensabili.

Ufficio Zero, per esempio, mette a disposizione un repository dedicato ai driver delle stampanti, che ho visto nella mia prova di Anna 11.3: è un elemento utile del progetto, non la garanzia che ogni modello funzioni.

Se un programma non c'è

Prima di cercare un sostituto, chiedetevi che cosa fa per voi quel programma: il nome di un'applicazione non coincide sempre con il bisogno che soddisfa. Poi avete quattro strade.

  1. Un'alternativa per Linux, provata su un lavoro vero. Aprite i vostri materiali, modificateli ed esportateli nel formato che vi serve. Installate i programmi dal gestore dei pacchetti o dallo store della distribuzione, non da un eseguibile scaricato da un sito. E ricordate che un'applicazione per Linux non è necessariamente software libero, e che molte applicazioni libere esistono anche su altri sistemi. Quelle che consiglio sono in Software open source per tutti i giorni.
  2. Il browser. Per alcuni lavori può bastare.
  3. Wine, che fa girare alcuni programmi Windows su Linux. Va valutato sul singolo programma, perché funziona per alcuni e non per tutti: in Ufficio Zero Ayah, per esempio, si aggiunge dai menu, ma la sua presenza non garantisce che qualsiasi programma Windows funzioni senza verifiche.
  4. Il fornitore. Se è un gestionale o un programma di lavoro, la domanda va fatta a chi ve lo vende. Chiedetegli anche un'esportazione dei dati, e provatela con chi la dovrà ricevere.

E se la risposta è no? Avete trovato un vincolo con nome e cognome, non la prova che Linux non faccia per voi. Tenere Windows per quel programma non è sbagliato: se vi serve per lavorare, tenerlo ha un motivo preciso. Nel frattempo potete usare Linux per il resto, e passare un pezzo alla volta, senza cambiare tutto in un colpo solo.

Il primo giorno su Linux

Avete l'inventario, il backup provato, i documenti testati e una live che funziona sul vostro computer. Solo adesso si installa.

Il momento delicato è la scelta di dischi e partizioni: una formattazione cancella dati, e non c'è annulla. Qualunque schermata abbiate visto in un video, non replicatela a occhi chiusi, perché la disposizione dei dischi sul vostro computer può essere completamente diversa: quello che va capito è il procedimento, non la sequenza di clic. E se dovete toccare le impostazioni del firmware con il disco cifrato, tenete a portata di mano le chiavi di recupero, altrimenti rischiate di restare chiusi fuori dai vostri stessi dati.

Se non ve la sentite da soli, farsi aiutare è normalissimo: iniziative come FineWin10, le attività di Boost Media, i Linux Day e le comunità locali esistono proprio per questo. Verificate prima disponibilità e condizioni, e ricordate che Boost Media è l'associazione di cui sono socio fondatore.

Dopo l'installazione, il lavoro si chiude in quattro fasi: preparazione, installazione, ripristino, verifica. Ripristinate i dati dal backup, rimettete i programmi necessari e verificate rete, periferiche e i programmi con cui lavorate, non soltanto il desktop che si apre.

Poi imparate per gradi. Cominciate dalle attività frequenti, cioè browser, posta, documenti, fotografie e contenuti multimediali; quando queste funzionano, passate a scorciatoie, manutenzione e strumenti più avanzati. Il terminale esiste ed è potentissimo, ma non è il biglietto d'ingresso. E un sistema gratuito non è un sistema senza manutenzione: anche le distribuzioni Linux hanno versioni con scadenze di supporto, e vanno aggiornate.

La checklist da spuntare

Spuntatela qui o sul PDF stampato. Sulla pagina le spunte non si salvano: servono a voi, mentre la percorrete.

Prima di cominciare

Il backup

La prova

Il passaggio

La regola da portarvi via

Insomma, la regola è questa: un documento è al sicuro quando l'avete riaperto dalla copia, con il programma che userete davvero. Prima di installare, fatelo con il backup; dopo, fatelo sul sistema nuovo.

E se un passaggio non riesce? Avete trovato la cosa da sistemare, ed è meglio trovarla oggi, con calma, che il giorno dell'emergenza.

Per restare aggiornati

Questa guida cambierà quando cambiano i programmi e le distribuzioni: la data in cima vi dice quando l'ho controllata l'ultima volta. Feel Mails, la newsletter del sito, non è ancora partita: la pagina Newsletter vi dice che cosa sarà, senza moduli e senza date inventate. Quando partirà, lo annuncerò sul mio canale Telegram, t.me/Lorenzo_DM, dove annuncio già i video nuovi e le dirette, e su Mastodon, @lorenzodm@poliversity.it.

La versione aggiornata, sul sito e in PDF, la trovate sempre a questo indirizzo: lorenzodm.it/guide/passare-a-linux-senza-perdere-i-documenti.

Un passaggio non vi torna, o il vostro caso qui non c'è? Scrivetemi dalla pagina Contatti.

Per approfondire

Le altre guide del sito le trovate nella pagina Guide. Per scegliere e provare la distribuzione c'è la Guida a Linux: scegliere, provare e usare una distribuzione; per lavorare sui vostri file senza sorprese, Documenti e PDF: scrivere, impaginare e condividere senza sorprese; per password, copie e lock-in, Account e dati: dove vivono le vostre cose digitali e chi può entrarci.

L'app per i PDF citata tra i formati l'ho sviluppata io: PDFix unisce, divide e riordina i PDF sul vostro computer, senza account.

Gli articoli da cui nasce questa guida, nell'ordine dei passi.

Inventario e backup

Formati e documenti d'ufficio

Prova dal vivo, periferiche e programmi

Posta, password e primo giorno

Fonti

I consigli e le opinioni di questa guida sono miei; queste fonti sostengono i fatti tecnici. Le condizioni cambiano nel tempo: ricontrollatele il giorno in cui passate.